12 conseils simples pour être plus productif

Il existe des techniques pour travailler plus efficacement.

Elles permettent d’accomplir plus et plus facilement.

Pour vous aider à mieux gérer votre temps, voici 12 conseils qui vous permettront d’être plus productif au quotidien.

Conseil n°1 : utilisez une liste de tâches de la bonne façon

La liste de tâches est un outil essentiel pour améliorer sa façon de travailler.

Mais mal utilisée, elle peut vite devenir un enfer.

On note dessus un truc qui nous passe par la tête.

Puis un autre. Et encore un autre.

Et au final, on se retrouve avec une liste longue comme le bras qui ne donne pas envie de s’y mettre.

Alors, comment faire une liste de tâches efficace ?

La solution pour gérer ses tâches efficacement n’est pas basée sur un logiciel ou sur une application, mais réside dans la façon de les classer.

Par contre, la solution se trouve dans la façon de classer ses tâches.

Et la bonne façon de faire, c’est de les classer dans des catégories qui indiquent l’échéance de la tâche en fonction de son niveau d’urgence.

Voici comment le faire concrètement :

1. Choisissez le système de gestion de tâches qui vous convient le mieux

La SEULE chose qui importe, c’est qu’il vous permette de faire un classement par catégories.

Ça peut être :

• L’application Rappels sur l’iPhone.
• Des logiciels comme Bear ou Things 3 dans l’univers Apple.
• Des applications de prise de note comme Evernote ou des outils d’organisation d’idées comme Workflowy.
• Tout autre logiciel de gestion de tâches, sur Android par exemple.
• Et même un carnet de notes pour les inconditionnels de la version papier.

2. Divisez vos tâches en 5 catégories (qui représentent leur niveau d’urgence)

Vous pouvez utiliser la classification suivante :

Si ces noms ne vous conviennent pas, libre à vous de les modifier.

3. Notez immédiatement toutes les tâches qui vous viennent à l’esprit

Notez à tout moment de la journée tout ce qui vous passe par la tête dans la catégorie « Inbox », si c’est le nom que vous avez choisi.

Notez tout, tout de suite, et sans vous censurer, pour être sûr de ne rien oublier.

Ça peut être des tâches professionnelles, comme personnelles : appeler le banquier, acheter le rôti, etc.

4. Dans la journée, répartissez les idées qui vous sont venues en tête dans les autres catégories

Prenez par exemple 10 minutes chaque matin, et classez les différentes idées entre :

• Aujourd’hui : ce qui doit être fait le jour même (pas plus de 7 choses sinon ça devient ingérable).
• Bientôt : ce qui doit être fait dans la semaine ou dans le mois au plus tard.
• Plus tard : les idées de projets à plus long terme
• Régulier : les actions récurrentes à mettre en place. Quelque chose à faire au quotidien.

5. En plus de classer les nouvelles idées qui vous sont venues, redistribuez régulièrement les anciennes

Au cours des 10 minutes que vous prenez quotidiennement pour classer vos idées, ne vous contentez pas que de répartir les nouvelles.

Jetez aussi un œil au contenu des catégories Bientôt et Plus tard.

Les tâches qui s’y trouvent déjà depuis un certain méritent peut-être d’être déposées dans la catégorie Aujourd’hui.

6. Cas exceptionnel : les micro-tâches

Les tâches de moins de 5 minutes, qui sont plus rapides à faire qu’à noter, doivent être exclues de ce système.

Au contraire, elles doivent être faites immédiatement.

Cette chaussette sale qui traîne dans le salon ne mérite pas d’être classée dans une catégorie.

Conseil n°2 : faites des retraites productives

C’est un fait :

L’omniprésence des écrans, les mails et les réseaux sociaux vampirisent notre attention.

Au point qu’une étude réalisée par Microsoft indique que notre capacité de concentration serait devenue plus faible que celle d’un poisson rouge.

C’est un thème que développe l’auteur Cal Newport dans son célèbre livre Deep Work.

Dans le cadre de cette tendance, l’une des solutions qui s’offrent à vous pour être plus productif et pour assurer les activités vraiment essentielles pour votre entreprise, c’est de vous isoler temporairement du reste du monde.

Ça consiste à se prendre quelques jours rien que pour bosser sur ses priorités, par exemple en annulant tous ses rendez-vous et en se louant un Airbnb loin de toute distraction, et à ne rentrer que lorsque son objectif est atteint.

Conseil n°3 : créez-vous une routine quotidienne

Peut-être connaissez-vous cette devinette :

Comment mange-t-on un éléphant ?

 

(Roulement de tambour…)

Réponse :

Une bouchée à la fois…

C’est une métaphore qui signifie que, pour atteindre plus facilement un gros objectif, il vaut mieux le découper en une action simple tous les jours.

De cette façon, vous allez réussir à atteindre votre but plus facilement, sans même vous en rendre compte.

C’est le secret de la productivité sans stress et pour les flemmards :

En faire un petit tous les jours.

Et ainsi, obtenir plus en en faisant moins.

Un exemple pour illustrer ce propos :

Comment devenir un écrivain prolifique ? (Gros objectif)

Dean Wesley Smith, un auteur peu connu en France mais qui est considéré comme l’un des écrivains les plus prolifiques de la fiction moderne, a donné un jour la recette sur son blog :

« Un roman standard pour le bien de cette discussion est de 90 000 mots. Divisez donc 90 000 mots par 250 mots et vous obtenez 360 pages de manuscrit.

Donc, si une personne passait 15 minutes par jour et écrivait 250 mots, elle finirait un roman en un an.

Maintenant, si cette personne passait 1/2 heure par jour à écrire et créait 500 mots par jour, elle finirait 2 romans par an et serait considérée comme prolifique par de nombreuses personnes.

Écrivez 1 000 mots par jour, soit environ une heure, et en 270 jours, vous auriez terminé trois romans. Et cela signifie que vous n’auriez à le faire que cinq jours par semaine pour écrire trois romans par an. 

En d’autres termes, il ne faut pas beaucoup d’heures pour être considéré comme prolifique. »

Bien sûr, la vitesse d’écriture varie pour les débutants, mais vous voyez qu’au final l’objectif est tout à fait atteignable quand on le découpe.

À vous d’adapter cette façon dans votre quotidien.

Conseil n°4 : adoptez la « stratégie de la première minute »

C’est une petite technique anti-procrastination toute simple.

L’idée, c’est que pour être plus productif, il faut réussir à faciliter les redémarrages.

Basée sur la méthode Kaizen des petits pas, la stratégie de la première minute permet une reprise en douceur d’une tâche.

Son principe :

Comme son nom l’indique, c’est de passer en priorité une minute à faire quelque chose.

Ça fonctionne de cette façon :

Si vous avez envie ou besoin de faire quelque chose (du sport, un contenu pour votre business, un article pour votre blog…), mais que l’idée de vous y mettre vous fait peur (au point que vous repoussiez le moment de vous lancer), alors passez simplement une minute à faire cette chose.

Parce qu’ainsi ça fait moins peur.

Et parce qu’une fois que cette minute sera passée, vous aurez envie de continuer ce que vous avez entamé.

Si vous commencez à lire un livre pendant une minute, vous allez probablement continuer au-delà parce que le contenu va vous intéresser.

Si vous allez marcher une minute, vous allez sûrement en faire plus.

Essayez cette astuce, le résultat pourrait vous surprendre.

Conseil n°5 : à la fin d’une tâche, effectuez la première action de la tâche suivante

Dans le même ordre d’idées que le conseil précédent, une autre méthode pour travailler efficacement consiste simplement à poser l’action suivante systématiquement.

Par exemple, dès que vous terminez un contenu, notez l’idée suivante.

C’est ce que font souvent les écrivains professionnels.

Il note les idées de leur prochain chapitre pour éviter le fameux syndrome de la page blanche.

Conseil n°6 : coupez internet 

Internet, c’est comme une drogue, c’est dur de s’en passer.

Il y a toujours cette tentation d’aller voir ce qui se passe sur la toile, ce paradis artificiel rempli de distractions et de bruits, qui nourrit notre syndrome FOMO (notre peur de rater quelque chose).

Et une minute de navigation peut vite se transformer en une heure de perdue.

(Des études ont montré qu’il faut en moyenne 25 minutes pour se recentrer sur une tâche après avoir été interrompu.)

Pour rester focus, la meilleure solution peut souvent se résumer en 2 mots :

PAS D’INTERNET !

Tout simplement.

Sélectionnez dans votre planning des moments de la journée ou carrément des jours sans connexion.

Et si vous n’arrivez pas à vous passer d’internet en comptant simplement sur votre volonté, vous pouvez vous aider d’un bloqueur d’applications et de sites Web.

Conseil n° 7 : organisez votre emploi du temps en fonction de votre niveau d’énergie

Il faut en avoir conscience :

Une journée, ce n’est pas qu’un nombre d’heures limité.

C’est aussi une quantité d’énergie limitée.

Bien souvent, quand on dit qu’on n’a pas le temps de faire quelque chose, c’est qu’en fait on n’en a pas l’énergie.

Et quand ça arrive, on préfère se poser devant la télé ou scroller à l’infini sur son téléphone (parfois les deux en même temps) plutôt que de se mettre à bosser.

Pour gagner en efficacité au quotidien, vous devez donc organiser votre journée en faisant en sorte de faire les tâches essentielles au moment où vous êtes le plus productif.

Donc priorisez vos tâches les plus importantes dans les moments de la journée où vous vous sentez le plus en forme.

Conseil n°8 : créez-vous un environnement qui vous aide à travailler

Walter Brown Gibson (1897-1985) a été l’un des auteurs les plus prolifiques qui aient existé (plus de 300 livres à son actif).

Une de ses habitudes pour être aussi productif était de mettre une machine à écrire dans chaque pièce de sa maison, chacune avec dedans une feuille de papier qui correspondait à un livre en cours.

De cette façon, le travail le regardait toujours en face, peu importe où il était, et même en dehors de son bureau.

Son contemporain belge, Georges Simenon (près de 200 romans et 150 nouvelles), avait aussi besoin d’un certain environnement pour travailler.

Quand l’envie d’écrire lui prenait, on s’occupait d’annuler tous ses rendez-vous et de gérer son courrier pour s’assurer qu’il ne soit pas dérangé.

Et il s’installait à son bureau avec plusieurs dizaines de crayons fraîchement taillés pour ne même pas avoir à être dérangé par un stylo à retailler.

Comme eux, pour être plus productif, vous devez aménager votre espace de travail pour faire en sorte qu’il vous aide à vous concentrer.

Bien sûr, c’est plus difficile à faire quand on est salarié.

Mais si vous bossez de chez vous…

Tâchez de créer autour de vous un environnement physique propice au travail…

Un espace qui vous met à l’abri des distractions au moment où vous devez vous concentrer sur vos activités.

Conseil 9 : prenez des pauses régulièrement pour recharger votre attention

Notre réserve d’attention est limitée et baisse progressivement au fil des heures quand notre cerveau fatigue.

Bonne nouvelle, il est possible de la recharger pour repartir du bon pied.

Comment ?

Simplement en prenant des pauses de temps en temps, surtout quand on en ressent le besoin.

Quoi faire pendant vos pauses ?

Reposez-vous si nécessaire. Faites la sieste ou allez vous coucher.

Ou alors, allez vous promener, si possible.

Pour les plus sportifs d’entre vous, faites une séance de sport ou un footing pendant vos pauses.

Sinon, occupez-vous l’esprit à autre chose : réparer un objet. Faites la cuisine.

Jouez avec les enfants, avec le chien.

(Fait surprenant : vous verrez que c’est parfois en faisant autre chose que nous viennent nos meilleures idées.)

Enfin, quand vraiment vous vous sentez au bout du rouleau.

Essayez de prendre un jour de repos.

Conseil 10 : automatisez et déléguez les tâches non essentielles

L’un des meilleurs moyens d’être productif c’est d’éviter le multitâche, et de réussir à se concentrer sur les tâches essentielles.

Souvent, sans s’en rendre compte, on est noyé par des choses inutiles.

On a l’impression de bosser à fond, mais on n’avance pas.

Il faut donc dire non à cette mauvaise habitude.

Comment faire concrètement ?

Prenez le temps d’analyser toutes les micro-tâches que vous effectuez.

Notez tout ce que vous faites, heure par heure.

Classez-les par ordre d’importance.

Puis appliquez ces 4 règles :

1. Gardez l’essentiel.
2. Automatisez tout ce qui peut l’être
3. Éliminez ce qui est complètement inutile
4. Déléguez le reste.

Conseil 11 : engagez-vous auprès d’autres personnes

Une erreur classique qui empêche d’être efficace, c’est de compter sur la motivation pour booster sa productivité.

Hélas, on ne peut pas compter dessus.

La motivation, c’est comme une personne infidèle qui ne s’en cache pas.

Vous vous levez le matin. Vous ouvrez les yeux en pensant qu’elle est à vos côtés. Mais elle n’est pas là…

Non, elle est partie batifoler ailleurs. Elle vous laisse seul. Et vous ne savez pas quand elle rentrera…

Le mieux donc pour travailler efficacement, c’est de faire sans elle.

À la place ce qui marche, c’est de se mettre une pression positive.

Mais une pression extérieure, qui ne dépend pas de vous-même.

Un bonne chose à faire pour atteindre vos objectifs :

Fixez-vous des délais, et engagez-vous auprès d’autres personnes à les respecter, et si possible publiquement.

Comme Antoine BM, le créateur de ce blog qui, par le passé, s’est engagé publiquement auprès de son audience à publier une nouvelle vidéo sur sa chaîne YouTube tous les jours.

Ça a été un moteur puissant qui l’a poussé à produire plus. Et ça a joué pour beaucoup dans la réussite de sa chaîne (l’objectif qu’il voulait atteindre).

Si vous n’avez pas d’audience qui vous suit, il existe d’autres solutions, comme vous engager auprès de votre famille, de vos collègues ou de vos amis.

Ça marche aussi.

Conseil 12 : boostez votre énergie